コロナウィルス対策として、時差通勤やテレワークなどの対応が推奨されていますね。東京都ではテレワーク導入に関する助成金が用意され、機器の売れ行きも向上しているそうです。

ただ実際には、会社でないと仕事に必要なツールやファイルがないし、仕事は会社で行うしかない。それにテレワークの準備ってなんだか難しそう…という気持ちの方も多いのではないでしょうか？

とは言え感染は怖いし、感染拡大を防ぎたい気持ちもみなさんお持ちかと思います。ということで、今回はテレワークに使えるツールをGoogleのサービス限定で調べてみました。

Google限定にした理由は、多くのツールやサービスが無料で利用できる点、おそらく世界中で最も技術力のある企業であり、セキュリティ面においても高度な対応がなされていると推測したためです。

それでは調査を開始します！

オフィスソフト

会社での仕事に欠かせないものといえば、WordやExcel、PowerPointなどに代表されるオフィスソフトですね。これまで、マイクロソフトExcelなどをPCにインストールし、それを使用するのが基本でしたが、これらのツールもクラウド化が進んでいます。Googleも当然用意していました！

同時編集が強い！Googleのクラウドオフィスソフト

Googleが提供しているオフィスソフトとしては下記の3つです。

• Google Document（文書ソフト）
• Google Spreadsheet（表計算ソフト）
• Google Slide（プレゼンテーションソフト）

どれもインターネット上で動作するのですが、何よりも便利なのが同時編集機能です。その名の通り、一つのファイルを複数名で開いて同時に編集ができる機能で、例えばデータ入力を複数名で一斉に行うことも可能です。動作も軽快ですし自動保存などの機能もあるため、非常に使いやすいツールです。

画面のイメージを用意したので、下のスライダーを動かして確認してみてください。

googleDocs

googleSpreadsheets

googleSlide

 

マイクロソフトオフィス形式でダウンロードも可能！

クラウドで各種データを作れることがわかりました。しかし、コロナウィルス被害が収束した後はテレワークから会社勤務に戻るという方も多いでしょう。

となると、「ネット上で作業した続きが会社でできるのか？」という点が気になりますが、Googleのオフィスソフトにはファイルをマイクロソフトの各種形式やopen officeなどの形式に変換してダウンロードする機能が備わっているため、端末やソフトを問わず作業の続きができます。

なお、関数や見た目の違いはあるので、そこには注意が必要です。

ファイル共有

会社では、様々な資料を共有のファイルサーバーに保存しておき、必要に応じてファイルを開いて確認したり編集を行うというケースが多いかと思います。いわゆるイントラネットですね。

イントラネットは、社内のローカルネットワークに登録されている機器からのアクセスだけを許可する仕組みであるため、社外からはアクセスできないのが一般的です。

社外からのアクセス…。テレワークも社外からのアクセスですね。となると、一旦全ての作業ファイルを分のPCに保存して、作業が完了したらメールで上司へ送り、修正指示をもらいまたメールで送って、、と何往復もメールを書かなくてはなりません。面倒ですね…。

さらには、ファイルサイズが大きすぎてメールに添付ができないということもあるでしょう。送信の度にファイル便のようなサービスを利用することもできますが、面倒ですよね。

となると、テレワークを実施する間だけでもファイルを気軽に共有できる仕組みが欲しいです。

ファイルを置いておける、ファイルサーバーやハードディスクのようなサービス。ありました。Google Driveです。GoogleDriveはネット上で利用可能なクラウドストレージと呼ばれるタイプのサービスです。

無料で15ギガまで利用可能ですし、先に紹介したGoogle Docsファイルの他、ファイル形式を問わずアップロードとダウンロードが可能です。

ウィルススキャン機能もついて安心

慌ててテレワークを実施した結果、コロナウィルスからは身を守れたが、コンピューターウィルスに感染してしまった、では本末転倒です。

Google Driveからファイルをダウンロードする時にはウィルススキャンも行ってくれます。Googleが行うウィルスチェックであればセキュリティレベルも高そうです。これなら安心して利用できますね。

なお、100MB以上のファイルに関してはチェックがされないようなので注意しましょう。

版を管理機能

もう一つ、地味ではありますが便利な機能を紹介します。「版を管理機能」です。

Google Driveに同じ名称のファイルをアップロードすると、「版を管理機能」が有効になります。Google Driveでは同名のファイルは一つにまとめられ、そのファイルをクリックすると別ウィンドウが開き、版の一覧が表示されます。

もう、ファイル名に日付を加えて管理する必要はありませんね。

メールソフト

紹介は不要かもしれません。Gmailです。会社のメールサーバーの情報がわかれば、外出先でも自宅でも、会社のメールアカウントを使ってメールの送受信が可能です。メールアドレスを使うためだけに会社に行かなくても、もう大丈夫です。

コミュニケーション

Googleハングアウト

ビデオ会議ではZoomやskype、チャットツールではchatworkやslackなどが話題になっているこのジャンル。Googleも用意していました。Googleハングアウトはチャットも通話もビデオ会議も一つのアプリでまとまっています。

URLを発行するだけで音声通話が利用できる

他社のツールではアカウント登録が必要なことがほとんどですが、Googleハングアウトではその必要もなく、会議の主催者がURLを参加者へ伝えるだけで始められます。

試してみたい方は、下記のURLをクリックしてみてください。

https://hangouts.google.com/?hl=ja

画面共有機能が無料

自分のPCやスマートフォンの画像を通話相手に見せながら話す画面共有機能もサポートしているため、作業手順の説明やプレゼンテーションなどの、視覚情報が大切な場面では重宝する機能です。

画面共有は多くのサービスで有料なため、これも無料で利用できるのは嬉しいですね。

会社のPCを外部から使いたい=Chrome リモート デスクトップ

会社での作業とテレワークでの作業を行ったり来たりしていると、会社内のPCからテレワーク用のPCへデータを移し忘れてしまった！というケースもあるでしょう。GoogleDriveにもアップしていない、となったらどうすればいいでしょう。

その場合には、Chrome リモート デスクトップを利用して会社のPCを遠隔操作すれば、自分宛にファイルを送るなどの方法で対応が可能です。

下の動画は、右のタブレット端末から左のPCを操作しているところを撮影したものです。Yahooのトップページから、ニュースを表示して下へスクロール、その後上に戻る、という操作を行っています。

動画では行っていませんが、キーボード操作ももちろん可能です。

結論。Googleのサービスだけでテレワークは実施できそう。

Googleのサービスでテレワークやリモートワークの環境をどこまで作れるか？を調査してみましたが、結論としては必要十分な環境が出来上がりました。

クラウドサービスに対してはまだまだ消極的な企業が多いでしょう。しかし、働き方改革が推進され、デジタルネイティブ世代の入社も遠くない将来やってくるのだと考えると、デジタルシフト、クラウドシフトはいずれ行う必要のあることです。

もし今回、一つでも気になるサービスが有ったのなら、一緒にクラウドシフトをしていきませんか？