私が所属するT-NEXTも、新型コロナウイルス感染拡大防止に向けた政府の緊急事態宣言を受け、4月10日より本格的にテレワークを開始しました。

これは「顧客に信頼され、従業員の誇りとなる会社」であるために

新型コロナウイルスの感染からお客さまも従業員も守る（感染しない、させない）

という社方針の表れです。

社内では急ピッチでテレワーク対応の環境づくりを進め、いざ開始。
気が付けば1カ月が過ぎようとしています。

今回はそんなテレワークをする中で出てきた課題をもとに

「テレワークを実施する際はこんなことに気をつけた方が良さそう」

ということをまとめてみました。
新型コロナウイルスの収束も見えない中、これからテレワークに取り組まれるというみなさんはぜひ参考にしていただければと思います。

発言の宛先を明確にする（メンションする）

メールであればこんなことは起こりませんが、いかんせんやり取りに時間がかかるのがメールの欠点。
そんな時、情報共有のためのチャットツールはとても便利です。

私の職場ではチャットツールとしてSlackを使用していますが、まず真っ先に感じたことが、宛先のない発言が多いこと多いこと。

そして、当然のことながら宛先のない発言は話がいっこうに進みません。

「飛んできたボールをお見合いしてしまって誰も拾おうとしない」

なんてことが野球やサッカーなどでもありますが、まさにそれです。

発言者は、誰に対する指示か、誰に対する報・連・相なのかを明確にする必要があります。

そうしないと、

「（発言を）投げかけたものの誰も反応しない」

などといったことが起こってしまいます。

もちろん内容によっては誰に向けて発信して良いのかわからないものもあります。

そういう時は、スレッドやチャンネルのメンバー全員に向けて発言しましょう。

Slackであれば「@ch」とメンションしたり、「みなさまへ」などと前置きをしてから発言するとレスポンスが良くなります。

また、リモート環境下では相手の顔が見えないため、緊急度、重要度はその旨を発言に織り交ぜないと他のメンバーに伝わりにくいので注意が必要です。

役割と責任の範囲を明確にする

テレワークをする前に「誰が、何を、どこまで」担うか、つまり役割と責任の範囲を少しでも明確にしおいた方が良いです。

T-NEXTはメンバーも少数であり、一人が一つのことだけをやるということが少ないため、役割と責任の範囲が非常に曖昧です。そのため、テレワークでは非常に苦労しています。

役割はスポーツでいうところのポジションであり、責任の範囲とは守備範囲に該当します。これらを明確にしておかないと作業を頼む側も受ける側も迷いやストレスを感じ、結果的に作業効率を大きく低下させます。

前述の

「飛んできたボールをお見合いしてしまって誰も拾おうとしない」

ということも役割や責任の範囲が明確化されていないことが原因となっている場合があります。
マネジメントに携わる方はこの点を良く理解しておいた方が良いかもしれません。

大切なことはビデオ会議で

伝えたつもりが伝わっていない。認識にズレがある。また、そもそも説明するのにテキストベースだと時間がかかってしまう。

情報共有ツールではそのようなことが多く発生します。

そのため、重要なことや細かい確認事項、また特に急を要するような問題の解決にはビデオ通話ツールを積極的に活用することが有効です。

さらに、要点などをまとめたミーティングシートを用意すると伝わりやすくなるためおすすめです。

普段よりも少しだけ思いやりを持つ

どうしてもリモート環境で作業をしていると自分の目の前にある作業だけに集中してしまい、周りのことが見えなくなってしまいがちです。裏を返せば、作業者として作業だけをするのであればテレワークは最適です。
しかし、多くの組織がそうであるように、仕事はチームで行うことが多いのではないかと思います。

誰かに協力を得る必要がある時は、相手がどのような状況で、どれくらいのタスクを抱えているかを配慮すると良いかもしれません。さらに、顔が見えず、テキストベースのコミュニケーションとなるため、コメントに絵文字を挿入するなど配慮すると相手にソフトな印象を与えることができます。

ささいことが亀裂に繋がることがあるため、思いやる気持ちを大切にした方が良さそうです。

主体的なコミュニケーションを心がける

オフラインでは、仮に発言しなくても視覚的に本人が「そこにいる」と認識することができますが、オンラインのコミュニケーションでは自分から進んでコミュニケーション（情報発信）を行わないと、他のメンバーからそこにいる（閲覧している）と認識されないケースがあります。
そのため、仮に自分に向けられた内容でなくとも積極的に発言することによりメンバー間の信頼関係が高まります。

例えば、自分が直接関与していないようなことに対しても持論を展開することにより、他のメンバーに「気にかけてくれている、見られている」という安心感を与えることができます。

まとめ

いかがでしたか。テレワークを実施すると、実はできていないこと、足りないことというのが明らかになります。

普段オフィスで当たり前のように行なっていることもテレワーク環境下ではなかなかうまくできいということがたくさんあります。

また、テレワークをすると普段オフィスにいる以上にコミュニケーションに対する配慮が求められます。顔が見えないからこそ、相手を配慮し丁寧にコミュニケーションを心がける必要があります。

ソーシャルディスタンス、フィジカルディスタンスなど今まで耳にしなかったような言葉が聞こえてくる今日ですが、どんなに物理的に距離が離れてもコミュニケーションの重要性というのは薄れることがないということを再確認しました。

普段オフィスで過ごしている時以上に、各自がコミュニケーションの重要性を理解すれば、きっとみなさんのテレワークも素晴らしいものになるのではないかと思います。