新型コロナウイルス感染拡大により、各地で予定されていたイベント等が軒並み中止となりました。

しかし、その様な状況下でも、国や行政からの新型コロナウイルス感染症対策基本方針に準じて、イベント開催を決行する団体もあります。

先日、T-NEXTは完全予約制イベントからの依頼を受け、予約管理システムの構築のお手伝いをしました。

今後もコロナウイルスによる影響が長引き、集客イベント開催が困難な状況が続くと予想されます。

そこで、あらかじめピックアップしたいくつかの予約管理システムと、今回の予約管理システム導入事例を紹介します。

集客型（詰め込み式）イベントではなく、ソーシャルディスタンスに配慮し、完全予約制のイベント開催を検討されている方々は必見です。

予約管理システムの選び方

はじめに、予約システム検討に際し、簡単なポイントを紹介します。

どの様な点に注意して導入すればよいか、一緒に考えてみましょう。

予約管理システムの特性を把握

予約管理システムには特性があり、自社にとって最適かつ必要なものが含まれているかが重要なポイントになります。

裏を返せば、不要な機能は搭載しないようにするのがベストです。導入時に、予約の取り方や形態などを自由にカスタムできるかをチェックしておきましょう。

マニュアルやガイドの確認

マニュアルやガイドの充実、予約のしやすさ、管理者側の管理のしやすさなど、導入した後に手間が増えないようにしましょう。

運用までのスピード

契約～実際運用までのスピード感も様々です。『契約したけどまだ使えない』なんて事が無いよう注意しましょう。

予約管理システムの比較・検討

今回、予約管理システムを運用する上で幾つかのサービスを比較・検討しました。

数あるサービスの中から、実際に検討したものは以下の通りです。

経緯

今回、弊社T-NEXTが予約管理システムを導入し、イベント運営のお手伝いをしているのが『某私学フェア』です。（フェア開催は8月と9月）

協会担当者からは、コロナウイルスの状況下で中止という選択肢もあったと聞いています。しかし、多くの方々の声に応えるため協会関係者は開催を決意したそうです。

事前予約システムを導入し、県や会場の感染防止対策ガイドラインの範囲内での開催を模索しました。

懸念材料

ただ、この仕事を受けるまでに、T-NEXTとして様々な悩みがあったことは確かです。

それは、この様な案件に携わるのが未経験だったからです。

また、予約開始時よりアクセスが集中し、「シャープのマスク申込み」のようなサーバーダウンの恐れもありました。

加えて、申し込み完了の最終画面でエラーが出るかもしれません。場合によっては、主催者や弊社がSNSなどで誹謗中傷の対象にもなりかねません。

最悪のケースとして、損害賠償問題や公式での謝罪にも発展しかねません。

この様に、次から次へと押し寄せるかもしれないトラブルの予見ができなかったからです。

ただ、フェアの開催まで残された時間は少ない中、少しでも主催者サイドのお力になるべく、全面的に協力することを決意しました。

そこで、数あるサービスの中からT-NEXTが導入したサービスがChoiceRESERVEでした。

導入

このサービスに決定した要因は、

• ・カスタム性能、自由度の高さ。簡単に言えば何でもできる。
• ・サポート対応のレベルが非常に高い。（契約前担当、契約後担当、技術担当の連携が非常によく取れている）
• ・テスト環境をすぐに用意してもらえたので、すぐに運用イメージがついた。
• ・契約後～実装までの期間が非常に短い。
• ・今回の案件にシステムがマッチした。

このサービスを運用し、当初懸念されていた問題点もクリアでき、無事に事前予約の運用が進行しています。

まとめ

この様なサービスを運用する機会は、今後さらに加速していくと考えられます。

今回はコロナウイルスによる影響が大きなウエイトを占めていますが、仕事の最適化・効率化からの側面より考えても有益だと感じます。

T-NEXTとしても初の試みでしたが、みなさんもこの様なサービスを使ったイベント活動を企画・立案してみてはいかがでしょうか。

それでも「まだ不安」と思う方は、T-NEXTがお手伝いさせていただきます。

（ご相談はこちらから）